Методът Pomodoro: Как с по-малко да вършим повече?

Методът Pomodoro: Как с по-малко да вършим повече?

Техниката Pomodoro: Увеличете производителността си и свършете повече

Готови ли сте да отделите време на ваша страна? Увеличете производителността с техниката Pomodoro. Всичко, от което се нуждаете, е кухненски таймер с форма на домат или приложение. Ето как работи:

Лесно ли се отклонявате или отлагате нещата?

Намирането на фокус в свят, пълен с разсейващи фактори, е предизвикателство. С трупането на задачи и неумолимо напредващото време, вие постоянно сте подканени да стискате колкото можете повече през най-продуктивните си моменти. Това бързане в последния момент може да свърши работа, но често води до прегаряне и резултати с по-ниско качество.

Какво ще стане, ако можете да прекъснете този цикъл и проактивно да управлявате ежедневните си задачи? С техниката Pomodoro можете. Този метод за управление на времето ви позволява да работите с времето, което имате, а не срещу него. Любопитно ли ви е как работи? Използвайте това ръководство, за да научите как да използвате тази техника, за да трансформирате работната си рутина и да изстреляте производителността си на съвсем друго ниво.

Методът за управление на времето Pomodoro

Техниката Pomodoro е стратегия за управление на времето, която разделя работата ви на малки интервали, разделени от кратки почивки. Оптималните интервали са 25 минути работа, последвани от 5 минути правене на нещо друго. Повторете тази последователност 4 пъти, след това направете по-дълга почивка от около 15-20 минути, преди да започнете отново.

Франческо Чирило измислил тази техника, когато бил студент в края на 80-те години. Имал нужда от ефективен начин да организира учебния си график. А кухненски таймер във формата на домат вдъхновил неговия новаторски подход. Той нарекъл метода „Pomodoro“. Това е италианската дума за домат, в чест на този основен инструмент.

При разработването на този метод Чирило не се спрял веднага на модела 25-5. Той експериментирал с работни интервали от 2 минути чак до 60. 25-минутните периоди на работа се оказали най-ефективни за него, но можете да ги промените, ако по-кратките или по-дългите интервали са по-добри за вас.

Как работи техниката Pomodoro?  

Въпреки че е чудесен начин да прекъснете времето си, техниката Pomodoro е нещо повече от прост метод за отчитане на времето. Това е начин на мислене, който ви помага да развиете по-ефективни работни навици и да изградите по-добра връзка с времето.

За да установи този начин на мислене, Чирило създал 5 постепенни процеса, които се надграждат един върху друг, за да помогнат на хората да управляват времето по-ефективно :

• Вътрешен процес: Фокус върху самосъзнанието, за да разберете връзката си с времето, причините за отлагане и идеалната работна среда.
• Основен процес: Основата за по-добро управление на времето, включваща 25-минутни работни интервали и 5-минутни почивки между тях.
• Ежедневен процес: Процесът на планиране за всеки ден, при който избирате какви задачи да свършите, преценявате колко време може да отнеме всяка и намирате начини да подобрите времето и графика на задачите от предишния ден.
• Седмичен процес: Голям преглед на седмицата за по-дългосрочно планиране, като обикновено се извършва в началото на всяка седмица.
• Екипен процес: Адаптирането на техниката Pomodoro за екипи за синхронизиране на циклите работа-почивки и подобряване на сътрудничеството.

Много хора започват с основния процес, за да усетят как работи техниката. Но едва когато добавите вътрешни, ежедневни и седмични процеси, способността ви да управлявате времето наистина се подобрява.

Основният процес на Pomodoro

 Основният процес на Pomodoro има 5 основни стъпки:

1. Изберете конкретна задача за текущия интервал, като разделите големи проекти на малки части, за да паснете по-добре на блока от време.
2. Задайте таймера за желания от вас работен интервал – използвайте 25 минути, ако искате да отидете по традиционния маршрут, или го променете, за да отговаря на вашите предпочитания.
3. Обърнете цялото си внимание на избраната задача, докато таймерът изгасне и ви уведоми, че е време за почивка (не са разрешени бързи прегледи на имейли, социални медии или снимки на сладки котки).
4. Направете кратка 5-минутна почивка и направете нещо, което не е свързано с работата ви, като например бърза разходка, ако сте работили пред компютъра си.
5. Повторете стъпки 1-4 общо 4 пъти, след което направете по-дълга почивка от 15-20 минути, за да нулирате, преди да се върнете за нов набор от сесии на Pomodoro.

За да извлечете максимума от този процес, е необходимо да приоритизирате седмичните задачи и да планирате всеки работен ден. Тук се намесват ежедневните и седмичните инкрементални процеси. Когато видите как техниката Pomodoro работи за вас, планирането на вашите задачи и оптимизирането на работните ви дни ще стане по-лесно.

Добавянето на вътрешния процес включва различна динамика, тъй като започва с внимание и изисква желание за идентифициране на модели и въвеждане на промяна. Често е трудно да се откажете от лошите навици, така че очаквайте да направите две крачки напред и една назад, докато подобрявате отношенията си с времето. 

Техниката Pomodoro има стандартен 25-минутен работен интервал и 5-минутна почивка, но можете да го промените.

Персонализирайте вашето изживяване с Pomodoro управление на времето

Процесът на Pomodoro не е фиксиран. Точно както Чирило прави като студент, можете да я персонализирате, за да отговаря на вашия стил на работа. Ако не сте запалени по формулата 25-5 или просто искате да промените нещата, опитайте някоя от следните тактики.

Коригирайте работните блокове на техниката на Pomodoro

Коригирането на работните блокове на техниката Pomodoro е най-популярният начин за персонализиране на този метод за управление на времето. Вашето идеално време може да се различава от стандарта 25-5 в зависимост от вашия оптимален период на фокусиране, сложност на работата и нива на енергия.

Например, ако работите върху задача, изискваща дълбока концентрация, като софтуер за кодиране, използвайте правилото 52-17, което е 52 минути работа и 17 минути почивка. Или можете просто да удвоите стандартното време и да работите 50 минути, преди да отделите 10 минути за почивка, когато таймерът звъни. 

Като алтернатива, изключително креативните задачи може да се почувстват психически изтощителни до 25-ата минута, така че вместо това превключете на 15 минути включено и 5 минути изключено. Помислете за увеличаване на броя на сесиите, които правите преди по-дълги почивки, когато използвате кратки работни интервали.  

Комбинирайте го с други техники за управление на задачи

Получавате повече контрол върху работния си ден, когато използвате техниката Pomodoro, но понякога това не е достатъчно. В такъв случай опитайте да комбинирате с други методи за управление на задачи за по-добър фокус и още по-голямо повишаване на производителността.

Методите, които се съчетават добре с Pomodoro, са:

• Правилото за 2-те минути: Започнете деня си с всички задачи, които могат да се свършат за 2 минути или по-малко, преди да преминете към вашите сесии на Pomodoro.
• Матрицата на Айзенхауер: Приоритизирайте ежедневните си задачи въз основа на спешност и важност, докато настройвате ежедневните и седмичните си работни процеси.
• Правилото 1-3-5: Завършете 1 голям проект, 3 средни задачи и 5 малки задачи всеки ден, като използвате сесии на Pomodoro, за да поддържате с фокус.
• SMART цели: Задайте конкретни, измерими, постижими, уместни и ограничени във времето цели за всеки ден, седмица и месец.
• Пакетна обработка: Групирайте подобни малки задачи за една или повече сесии на Pomodoro, за да подобрите ефективността си, без да губите фокус.

Въпреки че може да не се налага да комбинирате методи за управление на времето ежедневно, е хубаво да имате опцията, когато задачите ви изглеждат непосилни.

Поставете си цели за това колко Pomodoros ще правите всеки ден

Наличието на ежедневни цели може да ви мотивира да останете на път. Като решавате колко Pomodoros ще правите всеки ден, вие създавате фокусиран път и целева линия, към които да работите. Идеалният брой сесии за завършване на ден зависи от естеството на задачите и вашия личен капацитет и предпочитания.

Типичният 8-часов работен ден позволява до 16 сесии, но това обикновено не е реалистична цел. Стремежът към 12 интервала е по-постижим и оставя място за умствена умора, административни задачи и съществени почивки.

Въпреки това, когато работите върху когнитивни задачи, като анализ на данни, 8 Pomodoros може да бъде по-добра цел. Може също да се наложи да намалите сесиите си, ако забележите спад в качеството на работата си или се чувствате лошо.

Предимства на разделянето на задачите в сесии на Pomodoro

Чирило твърди, че над 2 милиона души са използвали неговата техника Pomodoro, за да управляват времето си всеки ден. Какво прави този метод толкова популярен? Това е лесен подход, който може да осигури осезаеми резултати, след като го овладеете. Ето само няколко предимства от разделянето на деня ви на управляеми части от време.  

Ще останете съсредоточени

Малките разсейвания могат да се натрупват бързо, оставяйки ви да се чудите къде е изчезнало времето. Кратък чат с колега, бърз поглед към социалните медии и преди да се усетите, минава час.

Методът Pomodoro ви предпазва от тези крадци на време, като ви държи фокусирани върху една задача наведнъж. Освен това гарантира, че няма да губите ценно време в опити да си възвърнете фокуса, след като прекъсванията са ви отклонили от задачата.

Ще подобрите производителността

Отлагането може драстично да намали производителността и мотивацията ви. И е трудно да се избегне, особено когато разсейването е само на един клик разстояние. Това може да доведе до цикъл на отлагане, който прави все по-трудно да започнете задачата, която сте избягвали.

Техниката Pomodoro спира този цикъл, като разделя огромните проекти на по-малки парчета. Самото знание, че работата ви има зададен начален и краен час, може да ви помогне да започнете проектите си и да останете на път за голям скок в продуктивността.

Намалете прегарянето

Хванати ли сте в цикъл на разсейване и свръхкомпенсация с маратонски участъци от интензивна работа? Този дисбаланс може бързо да ви “изгори”, правейки разсейването още по-изкусително. 

Сесиите на Pomodoro структурират вашия работен процес, така че да не попадате в този капан отново и отново. Кратките периоди на работа ви позволяват да поддържате максимална производителност, без да изтощавате умствената си енергия. След това идват почивките, които спомагат за допълнително намаляване на риска от прегаряне.

Приложенията за таймер могат да ви помогнат да останете мотивирани и отговорни, докато използвате техниката Pomodoro.

Tаймер Pomodoro за множество задачи

Всеки таймер ще работи при проследяване на всяка сесия на Pomodoro. Не е нужно да купувате кухненски таймер с форма на домат, въпреки че добавя причудлива нотка. Можете да използвате всеки аналогов или цифров таймер, включително този на вашия смартфон. Всичко, което има значение, е да планирате сесиите си и да се придържате към тях.

Съвети за успешно използване на техниката Pomodoro

Управлението на времето не е естествено за много хора. Така че, не се притеснявайте, ако трябва да работите върху ефективното използване на техниката Pomodoro. Това е умение, което изисква практика, последователност и малко проба-грешка. Красотата на този метод се крие в неговата гъвкавост, която ви позволява да работите по-интелигентно, а не по-трудно.

Ето няколко съвета, за да стигнете до този момент възможно най-бързо:

• Планирайте сесиите за следващия ден, след като прегледате какво е проработило и какво не в края на вашите сесии. Прегледайте планирания график сутрин, за да коригирате всичко, което е попаднало на радара ви, преди да започнете работа.  
• Позволете си да промените продължителността на работните си сесии и кратките почивки според нуждите, за да отчетете как се чувствате, цялостното ви натоварване и задачите, които трябва да изпълните. Някои седмици техниката 25-5 работи, докато други изискват плана 15-5.
• Осигурете си място за мърдане в графика си, за да отчетете спешни, неочаквани задачи, които идват по обяд. За най-добри резултати работете с няколко допълнителни Pomodoros през деня, вместо просто да оставяте отворен блок от време в края.
• Отървете се от всички потенциални разсейвания проактивно, за да избегнете необходимостта да тествате силата на волята си по средата на Pomodoro. Помислете дали да затворите браузърите си, да заглушите известията и да поставите смартфона си в другия край на стаята. Освен това затворете вратата на офиса си, сложете слушалки или дори закачете знак, който да уведоми колегите ви, че е време за работа, а не за чат (освен ако не е спешно).

Pomodoro: Повече от италианската дума за домат

Техниката Pomodoro е много повече, отколкото подсказва нейното странно име. Както милиони могат да потвърдят, това е мощен инструмент за подобряване на фокуса и производителността, докато балансирате работните си дни. Позволете си Pomodoro да работи за вас и вероятно ще откриете, че не само изпълнявате повече задачи, но и се радвате на подновено чувство за контрол върху времето си.