Законът на Парето: Правилото 80/20
Седмица след седмица отмятате до последния елемент от списъка си със задачи, но все още нямате какво да покажете – освен безбройните часове извънреден труд. Звучи ли ви познато?
Тогава е време да промените стратегията си. С принципа на Парето можете да намалите натоварването си и да станете по-успешни. В тази статия ще научите какво представлява правилото 80/20 и как можете да използвате този принцип във ваша полза.
Принципът на Парето е просто правило, което ни помага да управляваме времето си по-добре.
Правилото 80/20 гласи, че 80% от резултатите могат да бъдат постигнати чрез 20% от нашите усилия
Зад това стои проста идея:
Дайте приоритет на задачите и се откажете от перфекционизма . По този начин можете да постигнете повече за по-малко време. В тази статия ще обясним как работи тази обща техника и как можете да я включите в ежедневната си работна рутина.
Тази закономерност е открита от италианския икономист Вилфредо Парето още през 1896 г. и е публикувана в неговия първи труд “Курс по политическа икономия”. В наши дни вероятно най-големият експерт в света по тази тема е Ричард Кош, автор на “Принципът 80/20 и още 92 силови закона на природата”.
Първоначалната идея се родила, когато в своята зеленчукова градина Парето установил, че около 20% от граховите шушулки раждат 80% от граховите зърна. Впоследствие, през 1906 г. анализирайки разпределението на богатството в Италия, той установил подобно съотношение – 80% от земята е собственост на 20% от населението.
След това Парето продължил да изследва нивата на доходите в европейските и южноамериканските страни, развивайки социалната пирамида с бедни хора в основата и богати хора на върха. Оттогава принципът на Парето се прилага главно като закон в икономиката.
Правилото 80/20 става популярно през 1937 г., когато експертът по управление Джоузеф Джуран му дава публичност и предлага да се казва “Закон на Парето”.
Голямата идея на Закона на Парето
Ако приемем тезата, че повечето неща в живота не се разпределят равномерно и че някои имат по-голямо значение от други, то каква е голямата идея на Правилото 80/20?
Отговорът се крие в определяне на приоритети и фокус към най-важните неща.
Ако само 20% от усилията раждат цели 80% от резултатите, всичко, което човек следва да прави е да полага въпросните 20% от усилията в своята работа и да игнорира останалите 80%.
Това изисква яснота по главните приоритети и фокус в работата. При равни други условия, резултатите ще са много добри, може би дори отлични, с цената на по-малко време, енергия и стрес.
Преди да разгледаме приложението на Правилото 80/20 в различни сфери от работата, бизнеса и живота, нека отговорим на един важен въпрос:
“Закон” ли е наистина Законът на Парето?
Законът на Парето не е закон в строгия смисъл на думата. Не винаги съотношенията между нещата са 80/20.
Например, в една фирма е възможно от служителите да създават не 80%, а само 10% от резултатите. Или 50%. Или 90%. Напълно е възможно 20% от служителите да вършат 100% от работата, а останалите 80% да не вършат абсолютно нищо.
Ето защо, трябва да имате предвид, че Законът на Парето всъщност е по-скоро наблюдение върху начина, по който често пъти се случват нещата. Правилото 80/20 е относителен, понякога груб ориентир за типичните разпределения в живота. Просто тези разпределения, особено когато става дума за съотношение между работа и резултати, много често са несиметрични.
Как да прилагаш Закона на Парето в управлението, работата и бизнеса?
В нашия трудов живот често изглежда, че всяка задача, която ни е дадена, е еднакво важна, но трябва да се питаме по-често: Какво постигам тук? Коя от тези задачи ще има най-голямо въздействие върху моята компания или организация?
Задавайки си тези въпроси, можете да подредите задачите си по важност и да постигнете максимално въздействие за вашия екип. Трудно ли ви е да решите кои задачи са наистина важни и кои не?
Съвети за процеса на вземане на решения
- Определете най-големия проблем , пред който вашият екип е изправен в момента. Какви биха могли да бъдат някои възможни решения? Можете да използвате метода на петте защо тук.
- Организирайте проблемите си в групи. Може би няколко от тези проблеми имат едно и също решение.
- Сега добавете стойност към всеки проблем. Можете да използвате училищна система за оценяване или реални парични суми от бюджета на компанията.
- Когато направите това, лесно ще можете да разпознаете кои проблеми попадат в тези изключително важни 20% и да измислите съответните решения.
Тези проблеми често оказват влияние върху други екипи или отдели в компанията. Като ги приоритизирате и намерите решение, вие ще увеличите собствения си процент на успех и ще започнете следващия си работен ден, чувствайки се по-мотивирани.
Предимства на принципа на Парето
Популярното правило 80/20 може да ви помогне бързо да станете по-успешни, като се фокусирате върху най-важните 20% . Независимо дали сте ръководител на екип или служител, методът на Парето има редица други предимства:
- Големите проекти и задачи са разделени на малки стъпки
- Повишена производителност
- По-добро управление на времето
- Приоритетите са ясни
- Поставянето на граници е по-лесно
Правилото 80/20 в управлението на хора
- 20% от служителите създават 80% от резултатите. Това означава, че като мениджър следва да знаете кои са вашите топ-служители, които правят най-високи продажби, създават най-добрите продукти или разрешават най-големите проблеми. Отдавайте на тези хора нужното признание, уважавайки ги и ги възнаграждавайте подобаващо. Не бива да забравяте, че служителите в Топ 20% са вашите “звезди”.
- 20% от служителите предизвикат 80% от проблемите. Става дума за неща като междуличностни конфликти, влошаване на атмосферата, безпричинни отсъствия, неспазване на стандартите за работа и др. Като мениджър следва да познавате добре проблемните служители и да се фокусирате върху техния прогрес, а когато това не е възможно – вероятно да се освободите от тях.
- 20% от мениджърските действия допринасят за 80% от мениджърската ефективност. Това означава, че следва да познавате отлично своите мениджърски роли и отговорности. Фокусът е върху най-важните роли и отговорности, без разпиляване, микроуправление или стремеж към тотален контрол.
Правилото 80/20 в продажбите
- 20% от клиентите създават 80% от оборота. Това означава, че като продавач е нужно да познавате задълбочено своите клиенти и да знаете кои от тях правят по-големи или по-чести поръчки/покупки. Вашият главен приоритет като търговец следва да е насочен към максимално удовлетворяване на нуждите и желанията именно на тази група клиенти. Те ще ви донесат повече пари било с оборот или с нови сигурни и редовни клиенти.
- 20% от търговския персонал прави 80% от оборота. Това значи, че като мениджър по продажбите следва да знаете кои са вашите топ-продавачи и да им отдавате нужното признание и възнаграждения.
- 20% от клиентите правят 80% от оплакванията.Главната ви задача тук е да идентифицирате тази група клиенти, техните основни оплаквания и да откриете начини за оптимизиране на усилията и времето, които се отделят за работа с тях.
Ето и една интересна подробност. Установено е, че Правилото 80/20 в продажбите работи и на по-дълбоко ниво. 20% от 20% на клиентите са причина за 80% от 80% от оборота. Или, сметката показва, че съгласно Закона на Парето 4% от клиентите носят 64% от оборота.
Вгледайте се в тези Топ 4% от клиентската ви база. Как би могъл да откриете повече такива клиенти? Това би имало огромно значение за вашите продажби.
Правилото 80/20 в маркетинга
- 20% от продуктите носят 80% от оборота. Това означава, че продуктовата диверсификация може да има ограничено влияние върху продажбите и да не си струва усилията и инвестициите. Това е тема от съществено значение за вашият бизнес план.
- 20% от маркетинговите дейности водят до 80% от маркетинговите резултати. Това значи, че е добре да се фокусирате върху онези маркетингови дейности (промоционални, дистрибуционни), които имат най-висока възвръщаемост. Подобни решения без съмнение ще имат силно влияние върху вашият маркетинг микс.
Правилото 80/20 в управлението на проекти
- 20% от усилията в един проект произвеждат 80% от резултатите. Това е добре известно в управлението на проекти. За да не надхвърляме заложените срокове или бюджети, като мениджър на проект следва да използвате Правилото 80/20 за по-добро планиране, изпълнение и проследяване на резултатите, както и управление на риска.
- 20% от дефектите причиняват 80% от проблемите. Това означава, че като мениджър следва да идентифицирате източниците на основните проблеми, които водят до дефекти, сривове или кризи в дейността. Фокусирайте се върху тях и вложете максимална енергия. Понякога тези проблеми са по-комплексни и нямат бързи решения, но разрешаването им следва да бъде основен приоритет.
Правилото 80/20 в управлението на времето
- 20% от задачите през деня ще донесат 80% от резултатите. Следва да избирате внимателно в какви задачи инвестирате времето си. Като правило това трябва да са малко на брой, но важни задачи. Да се прави планиране на дейностите за работния ден или седмица и да се избира работа по важните (но често неспешни) задачи, е клювочо умение за успешно управление на времето.
Законът на Парето (или Правилото 80/20) има своите ограничения, но основната идея е проста и полезна: повечето неща в живота не се разпределят равномерно.
Много от нас се борят да изяснят приоритетите си – поне на работа. Но е изключително важно да подредим и приоритетите си в личния живот.
Представете си ситуации като тези:
- Почистване: Тази вечер пристига неочакван посетител и трябва бързо да почистите. Очевидно ще започнете с най-важните неща, като неизмитите чинии в мивката ви, вместо да почиствате вашите рисунки или да нареждате книгите по цвят и жанр.
- Финанси: Плащате месечните си сметки. Когато правите това, ще започнете с най-големите и важни разходи, като наем, ток, вода, телефон, а не с абонамента за Netflix и др
- Приятелства: Всеки от нас има кръг от близки приятели, както и по-далечни приятели и познати. 80% от времето сте в контакт с 20% от тези хора.
- Хранене: Опитвате се да водите здравословен начин на живот, но не искате да се лишавате и от вкусните и вредни изкушения. Може да подържате форма с това правило 80 % здравословна и вкусно приготвена у дома храна, съчетана с физическа активност и 20% похапване на вредна и калорична храна с почивки.
Както можете да видите, в личния си живот често се придържаме към правилото на Парето – просто изглежда като най-логичното нещо, което трябва да направим. Защото ако, например, очаквахме от себе си да почистим целите си домове, включително всички прозорци, когато някой се отбие, скоро щяхме да се изтощим и едва ли щяхме да искаме да го посрещнем.
И сега можете да се отпуснете, нали?
Често срещано погрешно схващане с метода на Парето е, че отсега нататък ще трябва да давате само 80% и след това можете просто да седнете и да се отпуснете. Това за съжаление не е така, все пак определено ще трябва да дадете 100% на работа, за да успеете . Принципът на Парето само ви насърчава да се откажете от ненужния перфекционизъм и да работите по-ефективно и ясно чрез приоритизиране .
Какво НЕ означава принципът на Парето:
- Просто се откажете от ненужните задачи
- Изпълнение на задачи погрешно
- Добавяне на 80% и 20%, за да получите 100%
Принципът на Парето гласи, че можете да постигнете 80% от резултатите с 20% от вашите усилия. Все пак трябва да постигнете тези последни 20% от резултатите (по-маловажните задачи) .
Изключително важно е, да сме в кондиция и да имаме добра, тренирана памет, за да изпълняваме този закон. Ето 8 метода за повишаване на когнитивните ви способности и функцията на паметта.